关于进一步规范图书采购流程的通知，关于进一步规范图书采购流程的通知

为进一步规范图书采购行为，提高资金使用效益与图书质量，现就采购流程规范通知如下：明确需求征集、供应商遴选、合同签订、验收结算等各环节责任主体；强化预算刚性约束，推行公开招标、竞争性谈判等采购方式；加强全过程监督，严格执行验收标准，确保采购合规、透明，各部门须严格落实责任，强化信息公示，杜绝违规操作，切实提升图书采购管理规范化水平。

各单位、各部门：

为进一步规范我校图书采购行为，提高采购资金使用效益，保障图书资源质量，满足教学、科研及师生多样化阅读需求，根据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》及学校资产管理相关规定，结合我校实际，现就规范图书采购流程有关事项通知如下：

总体要求

图书采购是学校资源保障的重要环节，坚持“需求导向、公开透明、规范高效、廉洁自律”原则，以“保障质量、控制成本、优化服务”为目标，健全采购全流程管理机制，杜绝违规操作，确保图书采购工作合规、有序开展。

规范采购流程具体要求

（一）明确采购责任主体

图书采购工作由图书馆统筹负责，各学院、部门根据教学科研需求提出图书采购申请，图书馆汇总审核后，按学校采购管理规定组织实施，采购过程中，涉及需求提报、招标采购、合同签订、验收付款等环节的责任部门及人员须各司其职、密切配合，确保流程衔接顺畅。

（二）严格采购需求提报与审核

1. 需求提报：各学院、部门需根据学科建设、课程设置、科研任务及师生阅读需求，每学期/学年定期向图书馆提交《图书采购需求清单》，注明图书名称、作者、出版社、ISBN号、数量、预估单价、采购理由等关键信息，并由部门负责人签字确认。
2. 需求审核：图书馆组织学科专家、教学骨干及采购管理人员对需求清单进行联合审核，重点审核图书的必要性、专业相关性、价格合理性及与馆藏结构的匹配度，避免重复采购、盲目采购，确保采购资源精准对接需求。

（三）规范采购方式选择

根据采购金额、项目性质等，严格执行政府采购及学校采购相关规定，选择合适的采购方式：

1. 集中采购：单次采购金额达到政府采购限额标准（如：单项或批量采购金额50万元以上）的，须通过公开招标方式实施；未达到公开招标限额但达到竞争性谈判、询价限额标准的，采用竞争性谈判或询价方式。
2. 分散采购：单次采购金额低于政府采购限额标准的，可由图书馆按学校规定采用院内询价、比价或线上平台采购等方式，确保“货比三家、质优价廉”。
3. 特殊采购：涉及稀缺专业图书、珍贵文献或因时效性需紧急采购的，须提交专项说明，经分管校领导审批后，可采用单一来源采购或直接采购方式，并留存完整审批材料备查。

（四）加强供应商管理

1. 供应商准入：建立合格供应商名录，供应商须具备合法营业执照、出版物经营许可证、良好商业信誉及履约能力，优先选择与高校合作经验丰富、供货及时、售后服务完善的供应商。
2. 履约评价：图书到货后，图书馆联合需求部门对图书质量（正版与否、印装质量）、到货率、供货时效等进行验收，并建立供应商履约档案，对评价不合格的供应商及时清退出库。

（五）规范合同签订与履行

1. 合同签订：采购达成后，须由图书馆法定代表人或授权代表与供应商签订正式采购合同，明确图书清单、价格、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款，合同文本需经法务部门审核备案。
2. 合同履行：供应商须按合同约定时间、地点交付图书，图书馆核对无误后出具《验收合格单》；对不符合合同约定的图书，有权拒收并要求供应商限期更换或退款。

（六）完善资金支付与档案管理

1. 资金支付：采购资金支付须严格按照合同约定及学校财务审批流程执行，凭发票、《验收合格单》、采购合同等凭证办理付款，杜绝预付或违规支付。
2. 档案管理：图书采购全过程资料（包括需求清单、审核意见、采购文件、合同、验收记录、付款凭证等）须统一归档，保存期限不少于5年，确保可追溯、可审计。

保障措施

（一）强化监督检查

学校审计、纪检部门将定期对图书采购流程进行专项检查，重点核查采购需求真实性、采购方式合规性、资金使用规范性及供应商履约情况，对发现的违规行为严肃追责问责。

（二）加强宣传培训

图书馆定期组织采购相关人员（包括需求部门提报人、采购管理人员、验收人员）开展政策法规和业务培训，提升规范采购意识和专业能力，确保采购流程严格执行。

（三）建立反馈机制

各单位、部门在图书采购过程中遇到的问题或建议，可及时向图书馆反馈，图书馆将定期梳理优化采购流程，持续提升采购服务质量和效率。

本通知自发布之日起施行，原有相关规定与本通知不一致的，以本通知为准，请各单位、各部门高度重视，严格遵照执行，共同维护学校图书采购工作的规范性和严肃性。

特此通知。

XX学校办公室
2023年XX月XX日